PROJECT LEÍRÁS
Szerencsés esetben más akkor megkeresnek bennünket, amikor egyértelművé válik, hogy sikeresen megnyertek egy Uniós pályázatot. Ilyenkor segítünk felépíteni a pályáztatás teljes rendszerét, hogy kiiktassuk a kockázati elemek közül azokat, amelyeket egyszerű adminisztrációval és megfelelő dokumentálással lehetséges.
Az első konzultáció során egy követelményjegyzék készül, amelyben ügyfelünk megfogalmazza, mit szeretne elérni a pályáztatással, milyen erőforrásokkal rendelkezik (ember, szaktudás, idő, anyagiak stb.), azoknak milyen ütemezése lenne számára optimális.
Közben megfogalmazódik, hogy a jogi szakértőktől mit várnak, illetve mi magunk kialakítjuk magunkban az elképzelést, hogy milyen ismeretek birtokában van ügyfelünk, hiszen a legtöbb esetben a nem szakember azt sem tudja mit nem tud, így nekünk megtöbbszörözött figyelemmel kell lennünk arra, hogy ha az ügyfél nem is tesz föl egy kritikus kérdést, mi magunk javasoljuk ezen területek megvitatását.
Majd megtörténik a feladatkiosztás, egyfajta Gantt diagram i, amely jelöli a feladatok mellett azok időbeli – akár párhuzamos futású – szükségletét, illetve az egyértelmű határidőket. Minden feladat mellé idő és erőforrás, többek között emberi erőforrás hozzárendelés is történik, illetve meghatározzuk a kommunikáció idejét és módját.
TOVÁBBÁ
Mivel a pályázati projektek – a feladatok szükséges végrehajtása mellett – alapvetően dokumentálási projektek, ezért a lehető leghamarabb előállításra kerülnek azok a dokumentum-vázlatok, amelyek a végső dokumentumok alapját képezik.
A legfontosabb minden esetben annak a kérdésnek a megválaszolása: honnan tudom, hogy a feladatot megfelelően elvégeztem?
Vagyis a követelmének teljesítésének tulajdonságai, ideje (határidő), költségvonzatai, és annak tisztázása, ki miért felelős, kit ellenőriz és milyen módon.
A fentieken túl ezer apró kérdés is része egy ilyen kulcsprojektnek. Például a helyettesítések, hibajelentések, hibajavítások, irattárolás, adatvédelem, jogkövetkezmények, amelyek részletezésére hic et nunc, itt és most nincs hely.